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大型企业设备管理系统项目实施的几点经验
作者:唐山港集团股份有限公司 杨立光   发布时间:2011-3-29   阅读:8514

    内容简介:本文根据笔者在某大型企业设备管理系统项目实施过程中的实践经验,加以归纳分析,在项目实施前、实施中和维护期等不同阶段指出几项关注要点并提出应对策略。为其他单位开展信息系统项目建设开阔思路、提供参考。
    关键词:大型企业  信息系统  设备 经验
    唐山港集团股份有限公司(股票代码:601000)是一家上市的港口类国有大型企业,目前吞吐量过亿吨,2008年在全国沿海港口运量排名第12位。集团主要设备为装卸设备和船舶,具有数量有限但单体价值较大(单台价值均在数百万元上)。由于近年来国内港口行业运量普遍快速提高,如何尽可能提高设备的完好率及利用率进而提高生产作业效率,是港口设备管理工作的重点内容。2009年集团引进广州市正泰商业数据有限公司的中设EAM系统,目前大部分功能都已顺利应用,取得了明显的经济效益和社会效益。特别是集团关注的生产设备利用率和完好率,都平均提升了10%以上。笔者在该项目实施中担任甲方项目经理,期间总结了一些个人经验供大家参考。

    一、事前精心谋划,做好开篇布局。

    在大型企业实施大型信息系统项目是一项复杂的系统工程,做好项目启动阶段工作十分重要。我们在该项目实施启动规划阶段重点做了以下二项工作:
    1、明确目标
    有证据表明,大型信息系统项目的实施成败关键在项目启动阶段。目标不明确,不能处理好信息系统功能与企业实际业务运作流程的关系是造成许多项目不能成功实施或应用一段时间后效果不佳被迫放弃的主要原因。大型企业在项目实施之前基本都拥有一套较为稳定、具备自身特色的设备管理制度和工作流程。笔者所在的唐山港集团设备管理工作就比较成熟稳定,具备比较完善的规章制度、详尽的操作规程、优秀的管理队伍。设备管理工作一直是港口运量不断快速跃进的强劲基石,其管理体系通过了ISO9000认证并多次获交通部表彰。在项目实施前,公司上下就项目的实施目的统一了思想,即:“用信息化固化、规范、优化现有业务流程。”所谓“固化”是指将集团现有经过实践检验较为成熟的业务流程移植到信息系统中,而不是照搬信息系统中原有工作流程。“规范”是指集团设备管理实际业务十分纷繁复杂,各种工作流程及产生的相关单证、报表、审核记录等数据量十分庞大,光靠人力很难保证各工作流程准确遍历及相关数据的完整性、准确性,只有依靠信息系统的强制约定和计算机的强大运算能力来实现。所谓“优化”是指信息系统软件本身具备先进的管理理念和手段,在不整体改变集团的管理流程的前提下在局部尽量引进、消化、吸收系统软件的优点,提升和改进集团的设备管理水平。
    2、组建队伍
    科学合理的人力资源计划是信息系统项目顺利实施的重要保障。在我公司项目实施时,根据具体情况组建了项目领导小组及工作小组并制定了各自职责范围和事务报告处理流程。领导小组主要组成人员包括集团主管信息、设备、财务的集团高级管理成员、系统实施相关单位的主要负责部门领导,组长由主管信息的集团副总经理担任。主要负责启动项目、项目实施范围的确定、成本人力资源的配置调度、系统重大变更控制等。工作小组主要组成人员包括集团信息中心项目组成员、系统实施相关单位的基层主管和技术骨干,其具体人数根据系统不同实施阶段动态配置。比如在设备基础信息准备阶段要吸收集团、下属二级单位设备资产管理、集团财务管理岗位人员参加。在设备维修阶段则要有集团设备管理员、二级单位设备运行管理人员、维修人员、集团外委维修社会长期合作伙伴等参与。该小组负责项目的具体实施工作及系统非重大变更控制等。实践证明通过该种人力资源配置,系统实施过程顺利、风险可控、效率提高。

    二、事中科学施工,合理安排进度。

    在项目的实施过程中要先期制订实施项目分解和进度计划,把握好子项目先后执行次序及设计安排好并行施工子项目。具体到我公司,我们总体按照设备台帐—设备技术档案—设备采购—备件采购—设备维修—统计分析等阶段次序实施,每个阶段又进一步细分,并视具体情况在不同阶段并行,每个阶段都要制定完工期限、完工标准。比如备件采购包含备件编码、库房初始化、申请审批流程设置、采购执行、备件消耗统计分析等不同工作包。其中备件编码、库房初始化可提前到前两个阶段运行,而申请审批流程设置与设备采购有重叠之处,可同时进行。
    系统实施过程中一项十分繁重且工作周期长的分项任务是基础数据准备。这里的基础数据包含所有在系统正式上线前必须移植导入到系统内的各项数据,大体可分为三类:1、编码类,如组织机构代码、地理区域编码、设备编码、备件物资编码、系统角色用户代码。2、唯一ID类,包括各项单据编码及系统运行过程中自身产生的编码。 3、业务数据,这类数据量最大,包括集团以往的历史数据和为系统实施而制作的新数据。如设备卡片台帐、备件物资库存、设备维护保养标准等。根据不同种类要制定不同编码规则,分配不同实施阶段。
    编码类:保障编码唯一性,突出可识别、分层次、预见性。格式一般为大类+中类+小类+流水号。类别区段可采用反映编码对象内在属性(如管理分类名称、机械电气性能、规格型号等)的字母或字母+数字组合,类别上下层要符合对象的内在隶属关系,流水号长度要满足系统长期运行数据容量增长要求。整个编码要以固定长度为原则,类别层次一般以不超过四层为宜。这样做目的之一是便于系统使用及维护人员能从编码直接看出对象的属性,更重要的是在编写程序代码时可直接利用该类编码进行字段截取、条件限定来实现各种特定查询、汇总统计。
    唯一ID类:这类编码较为简单,可由系统按一定规则直接生成。主要是保障唯一性,用途是程序内部运行调用。一种可供参考的生成方式为时间年月日+流水号,长度可固定亦可变长。
    业务数据:鉴于该类数据量十分庞大,要将该类数据的准备工作贯穿项目的整个实施周期并行执行。首先根据系统数据库结构中数据表必要字段编制各种录入EXCEL模板,然后对数据准备人员进行模板数据录入格式培训。数据准备人员应以系统使用单位相关功能业务骨干为主,他们能够保障所编制的数据反映实际业务要求。培训完毕后要根据系统实施进度计划制定完成时限,在此期间数据录入员要完成历史数据收集整理,新数据设计编制,将原始数据按模板要求转换成系统数据格式,在正式上线运行前可直接导入系统。录入时限设定即要充分考虑工作量大小,留出充分的时间余量,又要严格可控,不影响项目各阶段实施进度要求。项目工作组信息技术人员要随时检查数据录入情况,纠正异常数据,保障数据符合系统数据库格式要求。

    三、事后及时维护,保障高效运行。

    信息系统的实施绝不是“一锤子买卖”,认为项目验收、上线运行就万事大吉了。由于各种新情况的出现,比如企业管理思想发生变革、软件缺陷暴露、国家行业法规强制要求等都可能使系统必须作出相应的调整、升级。否则系统的实施效果、运行效率将大打折扣甚至出现不得不下马的不利局面。为应对这种情况,我们重点强调以下几点:
    1、做好技术储备
    在软件项目产品的选择上,我们特别关注软件的可维护性,即可理解性、可测试性、可修改性及可移植性。为应对信息系统长期运行维护工作,我们重点强调了自身技术力量的储备。虽然我集团设备管理项目的具体编码工作由外方单位进行,但是我们从集团内部选择了两名信息技术人员全程参与项目实施的整个过程。在系统正式验收上线运行前安排他们参加乙方专业技术培训,做到掌握系统架构、熟练应用开发工具、局部修改自主完成。
    2、严格变更控制
    项目实施结束后,项目组可能也随之解散,但是一定要保留系统变更控制处理流程。我们为此编制了固定格式的系统变更需求申请、处理、反馈单证。要求对现有系统的任何修改、优化、调整需求都必须由申请人详细描述原功能、期望实现功能、涉及系统具体模块并由该单位主管领导签字确认。集团信息中心常年配备人员受理变更需求,归纳整理上报,回馈处理意见。从系统变更是否涉及系统整体架构修改、是否影响较多使用单位来衡量需求变更范围。如变更范围较小,由原系统实施项目经理和集团信息中心领导审核。如变更范围较大,需参照原项目领导小组配置重新组建变更控制委员会审核。
    3、保存详尽文档
    项目整个生命期的所有相关文档都要分类保存,包括项目实施期、运维期的各种文件、记录、程序代码等。分类首先以项目生命期不同阶段划分,如启动、规划、实施、收尾、维护等。文件名要加上文档生成日期信息,便于回溯检索。如运行维护期要对系统代码进行升级修改,有些修改可能是针对同一地方滚动进行。这些修改后的程序代码可首先归类到维护大类下,再按照程序不同功能模块分类,在细类下以程序代码操作内容+日期方式命名。

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